Los profesionales de adquisiciones y compras están capacitados para pensar en sí mismos como compradores de bienes (las materias primas utilizadas para crear productos) o servicios de compra (experiencia proporcionada por proveedores o personas). Los modelos para esas dos categorías de gasto se han refinado mucho en los últimos 30 años.
Ahora está surgiendo una tercera categoría: datos, que incluye información de proveedores, información de clientes, ventas, tendencias del mercado, predicciones meteorológicas e información económica. Hay una gran cantidad de datos a la venta que pueden ayudar a las empresas a tomar decisiones comerciales. Debido a que las organizaciones de adquisiciones cuentan con métodos bien perfeccionados para administrar las dos categorías de gastos de larga data, están bien posicionadas para adaptar esos métodos para la tercera.
En este análisis, examinaremos de cerca la participación de compras en las decisiones de compra de datos, que va desde la identificación de los requisitos en el proceso de solicitud de propuesta (RFP), hasta la ayuda con la racionalización de la demanda y la gestión de relaciones con los proveedores, hasta la clarificación de la propiedad de los datos.
Identificación de requisitos para RFP
Una parte importante del proceso de compra de datos es articular y acordar qué comprar. Un proceso de solicitud de propuesta (RFP) comienza con requisitos claramente definidos, y la adquisición puede proporcionar una ayuda significativa para identificar cuáles deberían ser esos requisitos. Al obtener aportes de las partes interesadas del negocio y aprovechar la experiencia pasada en términos de identificación de requisitos y comunicación, el departamento de compras puede garantizar que todos los proveedores potenciales respondan a la misma lista de especificaciones.
La creación de esta lista ayuda a lograr claridad dentro de la organización y brinda la seguridad de que todos los posibles proveedores de datos están respondiendo a la misma solicitud. Por ejemplo, al comprar datos de proveedores que clasifican a diversos proveedores, es importante acordar las categorías específicas que respaldan las iniciativas de diversidad e inclusión de una empresa.
Algunas empresas se enfocan en apoyar a veteranos, otras, en empresas propiedad de mujeres o minorías. La geografía también debe ser una consideración, ya que las definiciones de lo que constituye la diversidad difieren en todo el mundo. La mera identificación de proveedores de información de proveedores diversos es insuficiente sin profundizar en los requisitos, que los profesionales de adquisiciones ya tienen experiencia en hacer con materiales y servicios.
Racionalización de proveedores
Con una gran cantidad de soluciones puntuales impulsadas por inteligencia artificial (AI), existe una superposición significativa en el producto resultante entre proveedores de datos. Volviendo a nuestro ejemplo sobre iniciativas de diversidad, las empresas que desean mejorar la penetración de diversos proveedores tienen una serie de fuentes a las que pueden acudir para obtener listas de proveedores, como Supplierio, SpendHQ, Tealbook y SAP/ Ariba. Todos ellos utilizan algún tipo de algoritmo basado en IA para examinar a los proveedores y es posible que algunas de las fuentes ya estén suministrando datos a otra parte del negocio.
Si la contratación está ejecutando el proceso de RFP y se están gestionando los contratos resultantes, se puede y debe esperar a se que cree una base de datos de lo que ofrece cada proveedor. Consultar esta base de datos antes de salir al mercado puede ayudar a racionalizar los proveedores y reducir los costos al ayudar a la empresa a evitar la recompra de datos que ya tienen.
Administracion de relaciones de las provisiones
Las organizaciones de adquisiciones cuentan con metodologías para la gestión continua de las relaciones con los proveedores. Esto incluye revisar el desempeño contra los Indicadores clave de desempeño (KPI), evaluar la calidad, discutir nuevas iniciativas y trabajar con los proveedores para mejorar la producción con el tiempo. Este proceso también puede aplicarse a proveedores de datos. Los proveedores de datos tienden a pasar por alto en este proceso cuando, de hecho, si la empresa depende en gran medida de su producción, deben ser tratados estratégicamente como proveedores de materias primas y servicios.
El establecimiento de este rigor garantiza un ciclo de retroalimentación para que los usuarios puedan proporcionar retroalimentación sobre el desempeño del proveedor y, potencialmente, brindar información sobre nuevos servicios.
Propiedad de los datos
Esta es una consideración relativamente nueva para algunas organizaciones de adquisiciones y compras. Es posible que estén acostumbrados a un entorno basado en órdenes de compra (PO) en el que la propiedad pasa cuando se envían los bienes o se prestan los servicios. Es diferente cuando una organización accede a un conjunto de datos que se actualiza constantemente. Los proveedores de datos restringen el acceso; las tarifas de licencia cambian con el número de usuarios. Los proveedores suelen tener derecho a la auditoría. Por tanto, el trabajo de adquisiciones no termina cuando se firma el contrato; debe existir una gobernanza adecuada para garantizar que los términos del proveedor no se incumplan durante la duración del acuerdo.
Pensamientos finales
La mayoría de las organizaciones no tienen gerentes de compras con la experiencia adecuada para adquirir los datos correctamente; es una categoría muy nueva. Por lo tanto, aunque los profesionales de adquisiciones pueden aportar rigor al proceso, también deben asociarse con los expertos en la materia adecuados dentro del negocio, que incluyen a los usuarios de datos y los miembros del equipo de gobierno de datos.
Esta es una nueva y emocionante frontera para las adquisiciones. Después de décadas de agregar valor a las empresas a través de la compra de bienes y servicios y la optimización de las relaciones con los proveedores, ahora hay una gran oportunidad para aplicar todas las metodologías aprendidas a la nueva categoría de adquisición de datos.
Autora: Joanna Martínez
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