Una de las reglas generales probadas a lo largo del tiempo en adquisiciones y compras es que cada ronda de ejercicios de abastecimiento produce reducciones de costos cada vez más pequeñas. Tiene sentido, ¿no?
La primera vez que se realiza un análisis de adquisiciones completo en una categoría, la reducción de costos puede ser del 25% o 30%. Unos años más tarde, cuando se renegocie el contrato, es probable que el beneficio resultante sea menor porque los resultados inmediatos que se adquirieron en la primera ronda. Lo mismo se aplica a las rondas sucesivas. Agregue a esto el hecho de que los proveedores están limitados por la misma cadena de suministro y los mismos desafíos de inflación que sus clientes están experimentando en este momento. Como resultado, están trabajando para mantener sus precios estables, con poca capacidad para reducirlos.
En este entorno, será más difícil obtener reducciones continuas de costos a menos que se lleven a cabo cambios significativos en el volumen o la tecnología.
Al mismo tiempo, las empresas se han acostumbrado a las continuas mejoras de costos de los directores de compras (CPO). Con el tiempo, los equipos ejecutivos aprenden a esperar “contribuciones” anuales de las compras y suministros. Entonces, a medida que el CPO informa de iniciativas de ahorro en un extremo, descubre que las condiciones se están endureciendo en el lado del proveedor y eso, a su vez, dificulta la entrega continua de excelentes resultados.
Ahorros a través de la automatización de procesos
¿Qué pasa después? Si la contención de costos no puede provenir de los proveedores, puede haber oportunidades significativas en el lado del proceso, y ahí es donde la hiperautomatización aporta valor. Cuando no puede pagar menos por los bienes y servicios que compra, puede encontrar una oportunidad para reducir los costos en cómo los estás comprando. Y además de reducir los costos del proceso, cualquier ahorro en el personal puede invertirse en capacitar a los empleados existentes o contratar nuevos miembros del equipo y luego ubicarlos en puestos donde puedan trabajar en actividades de adquisición que son más críticas para el negocio.
LevaData informó que más del 50% de las organizaciones de adquisiciones y compras usan herramientas heredadas como hojas de cálculo de Excel para almacenar y analizar datos. Así que incluso si ha habido una inversión en el proceso de compra a pago (P2P) en el camino, en la mayoría de las empresas hay mucho espacio para obtener beneficios adicionales de ahorro de costos. Existen varias maneras de hacerlo.
Automatización Robótica de Procesos (RPA)
Una lista de los 10 trabajos principales con el mayor potencial para la automatización enumeraba a “Recepcionista de compras” como el puesto número 2. Las oportunidades para RPA existen en cualquier parte del proceso de compra a pago, donde varias personas realizan las mismas tareas mundanas y repetitivas, como informes, ingreso de datos, creación de órdenes de compra y cotejo de recibos y facturas.
En los últimos 30 años, los costos laborales aumentaron más del 200%, mientras que el costo de los bots de software disminuyó. Eso significa que una idea de automatización descartada hace unos años por no ser rentable entonces puede valer la pena considerarla nuevamente. No es necesario que las mejoras se limiten únicamente a las compras: cualquier éxito y lecciones aprendidas se pueden aprovechar para lograr lo mismo en toda la empresa.
La IA impulsa la ‘adquisición predictiva‘
La adquisición predictiva es un tipo emergente de negociación en el que se utiliza inteligencia artificial (IA) para analizar grandes cantidades de datos históricos y condiciones del mercado y luego predecir dónde debería estar el precio. Particularmente útil para compras como artículos de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), productos químicos y suministros de laboratorio, la técnica automatiza el proceso de RFP para artículos no estratégicos para que los profesionales de compras puedan concentrarse en gastos críticos o estratégicos como, por ejemplo asegurar los datos de compra o más tecnologías de automatización para aumentar la eficiencia. Con un mayor escrutinio sobre el número de empleados, esta es una forma de acortar todo el proceso de RFP y hacer más con menos recursos.¿Cuáles son los proveedores más importantes de IA e hiperautomatización? Consulte la lista de los 10 mejores finalistas de economía de aceleración IA/hiperautomatización.
Identificación de proveedores y gestión de relaciones
El uso de herramientas impulsadas por IA para ayudar a identificar y evaluar posibles nuevos proveedores ahora es algo común. A medida que se vuelven más sofisticadas, las herramientas de IA pueden recopilar información sobre los mercados y la salud general de un proveedor, prediciendo su probabilidad de poder cumplir con los requisitos proyectados.
Reconociendo el alcance del riesgo de la cadena de suministro en todo el mundo, Amazon Web Services (AWS) acaba de ingresar a este mercado con su software llamado AWS Supply Chain que utiliza el aprendizaje automático para proyectar el riesgo de escasez de inventario en la red de suministro de una empresa. Si bien este es, en última instancia, un software para automatizar tareas manuales, también se trata de una forma de ser proactivo y evitar problemas que podrían, por ejemplo, aumentar el costo de los suministros.
En la encuesta global de directores de adquisiciones (CPO) de 2021 de Deloitte, los CFO identificaron que “impulsar la eficiencia operativa” como su máxima prioridad para los CPO. Bordeó por poco la “reducción de costos”, que por primera vez en 10 años de encuestas ocupó el segundo lugar en la lista.
Por lo tanto, parece que nuestros directores financieros están reconociendo que es necesario reconsiderar la forma tradicional de reducir costos. Los CPO inteligentes y conocedores aprovecharán ese cambio y activarán iniciativas de automatización para ayudarlos a impulsar resultados que se alineen con estas prioridades de CFO.
Autora: Joanna Martínez
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