Últimamente, el negocio de la automatización ha ganado un impulso significativo, concretamente en el campo de la automatización robótica de procesos (RPA). Los beneficios de RPA se manifiestan al aliviar el estrés de las operaciones repetitivas y fáciles.
Debido a los cambios en las operaciones comerciales por la pandemia, como el traslado a una fuerza laboral remota y los requisitos de distanciamiento social, se espera que la automatización de procesos comerciales se vuelva aún más crucial en el futuro.
El proceso de automatización: el punto de partida
Para comenzar a aprovechar los beneficios de la implementación de RPA, el punto de partida debe ser identificar problemas del mundo real y casos de uso donde se pueda aplicar la automatización. Uno de los primeros obstáculos es descubrir el tipo de automatización que mejor resolverá un caso de uso individual o un proceso empresarial.
La mayoría de las organizaciones comienzan con servicios administrativos. Estos servicios se encuentran principalmente en las finanzas y la cadena de suministro. Los procesos comerciales dentro de estas dos divisiones son complejos. Implican aportaciones de varios departamentos en formularios de datos estructurados y no estructurados. Por ejemplo, de Salesforce, ServiceNow, SAP, Oracle, Excel y otras fuentes a través de correo electrónico, archivos PDF, notas escritas a mano y más. Como resultado, muchas personas eligen comenzar automatizando ciertas operaciones repetitivas y flujos de trabajo simples que operan principalmente con tipos de datos estructurados.
Ampliación del uso de RPA
Un número creciente de empresas está ampliando el uso de RPA a medida que los usuarios adquieren confianza en la tecnología. Como resultado, implementan más RPA en procesos cada vez más complicados y adoptan nuevas herramientas. Por ejemplo, automatizar el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), chatbots conversacionales y las plataformas de gestión de procesos empresariales (BPM) con plataformas de integración integradas como servicio (iPaaS).
Es fundamental comprender las limitaciones de RPA y la creciente importancia de las soluciones de terceros. La RPA, por ejemplo, se ve obstaculizada por el hecho de que la tecnología actualmente no funciona bien con datos no estructurados.
Estas experiencias ayudan a las empresas a ampliar su comprensión de lo que se puede utilizar para automatizar la RPA. Además, ayuda a las empresas a establecer las mejores prácticas para futuras implementaciones. El uso de herramientas de descubrimiento o minería de procesos ayuda a ciertas organizaciones a revisar sus procesos internos actuales. Cuando los ejecutivos han mejorado la visibilidad de sus flujos de trabajo internos, pueden evaluar si aún se necesita RPA. Además, pueden determinar si necesitan rediseñar el proceso por completo.
El éxito y los beneficios de la RPA dependen de los flujos de trabajo específicos de una empresa. A pesar de lo que se puede usar RPA para automatizar, algunos casos de uso son más adecuados para RPA que otros. En esencia, la RPA consiste en rediseñar los procesos de una empresa para mejorar la eficiencia. Se trata de optimización.
Aprovechando los beneficios de la RPA: consejos para la implementación
Si usted es nuevo en RPA, estos son algunos de los principales consejos para tener éxito:
• Alineación entre departamentos: conocer los objetivos (por ejemplo, capacitarlos para que se centren más en las operaciones esenciales de la misión) es fundamental para el éxito a largo plazo. Una encuesta reciente encuentra que más del 25% de los empleados temen perder su empleo debido a la automatización.
• Crear un Centro de excelencia (COE) que gobierne lo que funciona, dónde se necesita automatización y las mejores prácticas de seguridad y TI. Esto incluye el manejo de excepciones, la descripción general del proceso, el asesoramiento y la corrección del curso. De manera similar a cómo RR.HH. supervisa el trabajo humano, el COE maneja las herramientas de automatización. Esto evitará la “TI en la sombra” y garantizará que las acciones se cumplan y sean seguras.
• Centrarse en la visibilidad, la documentación y, por último, la automatización: las empresas que permanecen remotas durante más tiempo necesitarán comprender mejor sus procesos internos, con documentación esencial para las elecciones basadas en datos. Necesitan utilizar tecnologías de minería de procesos para catalogar las operaciones internas antes de automatizar. Las alternativas a la automatización incluyen rediseñar los flujos de trabajo y volver a capacitar a los empleados.
• Céntrese en los grandes objetivos, no en las pequeñas tareas: después de la documentación, la gestión del cambio debe evaluar si la automatización es realmente necesaria y qué beneficios puede proporcionar. La inteligencia de procesos ayuda a las empresas a rediseñar los procesos, capacitar a los trabajadores y automatizar. Antes de automatizar los procesos, una empresa primero debe comprenderlos.
• Abordar la RPA de forma iterativa: los enfoques iterativos funcionan mejor con la RPA. Un período de desarrollo de 12 meses no garantiza una automatización perfecta.
Análisis en Español por: Pablo Moreno
